核心结论是 Word 转为 PDF 文件可以直接使用 Word 自带的另存为或者导出功能，不需要额外安装第三方转换软件，转换之后文档的字体排版页眉页脚目录页码可以最大程度保留，PDF 格式的特点就是跨设备打开排版不会错乱，适合提交论文合同标书正式文件，发送给别人的时候，对方电脑就算没有安装 Word，也能正常查看，很多人转换之后出现字体替换图片移位，大多是转换选项没有设置正确，或者文档里面使用了系统没有安装的特殊字体，正式提交前一定要打开生成好的 PDF 检查一遍，确认排版和原 Word 保持一致。

为什么要把 Word 转为 PDF

Word 文档属于可编辑源文件，不同电脑字体版本不一样，打开之后很容易出现换行错位，目录页码变动，表格变形的问题，PDF 是固定版式文件，内容锁定，不会因为打开设备不同发生排版变化，对外报送打印归档都优先使用 PDF。Word 原生导出 PDF 是最稳定的方案，相比在线转换网站，原生转换不会上传文档，隐私安全性更好，还支持设置书签标记文档属性，也可以给 PDF 添加密码保护，限制别人编辑打印。

基础操作步骤

方法一 导出 PDF 推荐方式

1 打开需要转换的 Word 文档，提前保存好源文件

2 点击左上角文件选项卡

3 在左侧菜单选择导出

4 点击创建 PDF XPS 文档

5 点击创建 PDF XPS 按钮，弹出保存窗口

6 选择保存位置，文件名保持默认或者自定义，保存类型选择 PDF

7 点击选项按钮，可以打开转换参数设置窗口

8 设置完成点击发布，等待转换完成，自动打开生成的 PDF 文件

方法二 另存为 PDF

1 打开 Word 文档，点击文件

2 选择另存为，选择保存位置

3 在保存类型下拉列表，找到 PDF 格式

4 填写文件名，点击保存，即可完成转换

转换选项参数对照表

进阶深度要点

转换之前优先检查文档里面的特殊字体，如果原文档使用了第三方艺术字体，接收电脑没有这个字体，导出 PDF 的时候 Word 会自动替换成默认字体，解决办法是在转换前把文字嵌入字体，或者把标题文字转成图片，保证 PDF 字体不变。

如果文档里面有自动目录域页码，转换之前建议先更新域，右键目录选择更新整个目录，确认页码正确之后再转为 PDF，避免导出之后目录页码是旧数据。

浮动文本框图片 SmartArt 在部分版本转换之后可能位置偏移，转换完成之后逐页核对，出现错位回到原 Word 调整环绕方式，改成嵌入型之后再重新转为 PDF。

如果文档设置了分节页眉页脚，原生导出 PDF 可以完整保留，双面打印奇偶页页眉页脚也不会丢失。

如果需要批量把多个 Word 转为 PDF，单个 Word 自带功能不支持批量，可以使用 VBA 宏代码，或者办公套件自带批量转换工具，在线批量转换注意涉密文档不要上传。

总结

Word 转为 PDF 优先使用文件菜单里面的导出功能，也可以选择另存为 PDF，转换窗口可以选择标准或者最小文件大小，还能设置书签批注保留和密码加密，转换前更新目录域，检查特殊字体浮动对象，导出之后打开 PDF 核验排版，涉密文档不要使用在线转换网站，优先本地原生转换。

【常见问题】

问题 1 Word 怎么转为 PDF 之后字体变了是什么原因

回答 1 Word 怎么转为 PDF 之后字体替换，是因为原文档使用特殊字体，导出的时候电脑缺少该字体，Word 自动替换成系统默认字体，可以在转换选项开启字体嵌入，或者提前把特殊字体安装到本机，再重新转为 PDF。

问题 2 Word 怎么转为 PDF 可以保留目录书签吗

回答 2 可以，Word 怎么转为 PDF 在导出选项里面勾选文档结构标记辅助功能，导出之后 PDF 侧边栏就会生成书签，对应 Word 里面标题样式，点击书签可以跳转到对应页面。

问题 3 Word 怎么转为 PDF 文件太大怎么压缩

回答 3 Word 怎么转为 PDF 体积过大，导出的时候选择最小文件大小模式，这个模式会压缩文档内图片，也可以提前在 Word 里面压缩图片，降低图片分辨率，再重新转为 PDF，适合网络传输场景。

问题 4 Word 怎么转为 PDF 能不能添加打开密码

回答 4 可以，Word 怎么转为 PDF 在导出选项里面找到密码设置，设置 PDF 打开密码，转换完成之后打开这个 PDF 就需要输入密码，适合合同涉密文稿保护。

【免责申明】

本教程基于微软 Word 主流版本编写，WPS 文字也支持导出 PDF，菜单名称略有差异，本内容仅作为文档转换学习参考，特殊插件复杂公式文档转换效果会受版本影响，正式文件转换后建议人工核对版式。